Datenschutzerklärung

1. Datenschutzhinweis – Videokonferenzen/Onlinemeetings

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Teilnahme an einer Videokonferenz oder eines Online-meetings.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Onlinemeeting ist:

TFI Aachen GmbH

Charlottenburger Allee 41
52068 Aachen
Deutschland

TFI -Institut für Bodensysteme an der RWTH Aachen e. V.

Charlottenburger Allee 41
52068 Aachen
Deutschland

 

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Diesen erreichen Sie unter:

Christoph Gehrke
Wallstraße 29
52064 Aachen

Telefon: +49 (0)241 607960
E-Mail: dsb@schulte-gehrke.de

Da wir für Videokonferenzen bzw. Online-meetings das Produkt Google Hangout Meet einsetzen liegt die Verantwortung der Datenverarbeitung hierfür bei Google. Wenn Sie an einer unserer Videokonferenzen bzw. Online-meeting teilnehmen möchten, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir ihre E-Mailadresse für die Einladung hierzu an Google weitergeben. Die Datenschutzhinweise von Google finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de oder https://policies.google.com/privacy?hl=en

Beschreibung der Datenverarbeitung

Bei der Nutzung von Google Hangout Meet werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Onlinemeeting machen.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Abteilung (optional).

Meeting-Metadaten: Thema, Termindaten, Teilnehmer-IP-Adressen, Standort, Geräte-/Hardware-Informationen.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Onlinemeeting die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Onlinemeeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Benutzeroberfläche von Google Hangout Meet abschalten bzw. stummstellen.

Wenn wir Onlinemeetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Google Hangout Meet angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir nutzen Google Hangout Meet, um Onlinemeetings (Telefonkonferenzen, Onlinepräsentationen, Webinare) durchzuführen. Google Hangout Meet ist ein Service der

Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street
Dublin 4
Irland

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der [TFI Aachen GmbH, TFI – Institut für Bodensysteme an der RWTH-Aachen e.V.] verarbeitet werden, ist § 26 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollte im Zusammenhang mit der Durchführung von Onlinemeetings die Verarbeitung von personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Google Hangout Meet sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Onlinemeetings.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Onlinemeetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche oder vorvertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Onlinemeetings.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Onlinemeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Onlinemeetings häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind oder Dritte unmittelbar an dem Onlinemeeting teilnehmen und so Kenntnis von Daten erlangen können.

Zudem erhält Google notwendigerweise Kenntnis von Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Google] vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union Google Hangout Meet ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung von Google zum anderen aber auch durch den Abschluss sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf https://www.tfi-aachen.de/datenschutzerklaerung/ .

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